Mantener la información del Sisbén al día es importante cuando cambian los datos de una persona o la composición del hogar. Sin embargo, no todos los cambios se resuelven de la misma forma: corregir un número de documento es diferente de incluir a un familiar y una mudanza puede requerir una nueva encuesta.
Antes de iniciar una solicitud, conviene identificar exactamente qué cambió. Esto evita pedir una encuesta cuando basta con corregir un dato o intentar modificar una dirección cuando lo que corresponde es registrar las condiciones de la nueva vivienda.
Qué datos del Sisbén se pueden actualizar
Las oficinas del Sisbén gestionan diferentes novedades sobre la información registrada. Entre las más comunes están:
- corregir nombres, apellidos, tipo o número de documento;
- actualizar el documento de identidad, por ejemplo al pasar de tarjeta de identidad a cédula;
- incluir una persona que ahora forma parte del hogar;
- retirar a una persona que ya no pertenece al hogar;
- registrar cambios en información personal que corresponda actualizar;
- solicitar una nueva encuesta cuando cambió la vivienda, el municipio o las condiciones que deben observarse nuevamente.
El trámite adecuado depende del cambio. Por ejemplo, una dirección escrita incorrectamente no es necesariamente el mismo caso que haberse mudado a otra vivienda.
Cómo solicitar una actualización o corrección
Para una corrección o modificación de una ficha existente, el proceso general es:
- Identifique el dato que necesita corregir o actualizar.
- Reúna el documento que respalda el cambio. Para datos de identificación, lleve el documento vigente de la persona.
- Consulte el canal de atención disponible en su municipio.
- Presente la solicitud e indique con claridad cuál es el dato que debe modificarse.
- Conserve el comprobante o número de la solicitud cuando se lo entreguen.
- Después de que el cambio sea procesado, consulte nuevamente su información para verificar el resultado.
Los canales pueden cambiar entre municipios. Algunas ciudades permiten iniciar determinados procesos por medios digitales o reservar una cita, mientras que otros casos se atienden directamente en una oficina del Sisbén.
Por esta razón, no conviene asumir que todas las actualizaciones pueden completarse por internet desde un único formulario nacional.
Actualizar el documento de identidad
Cuando una persona cambia de documento o existe un error en los datos de identificación, puede solicitar la actualización del registro existente.
Un caso frecuente ocurre cuando una persona pasa de tarjeta de identidad a cédula de ciudadanía. Para solicitar el cambio debe contar con el nuevo documento. También pueden corregirse datos como nombres, apellidos, tipo de documento o número cuando no coinciden con la identificación vigente.
La finalidad es actualizar a la misma persona dentro del hogar, no crear un registro adicional.
En el caso de menores de edad, la solicitud puede requerir la intervención del adulto responsable y documentos adicionales según la situación familiar y el municipio.
Incluir una persona en el hogar
La inclusión se utiliza cuando una persona pasa a formar parte de un hogar que ya se encuentra registrado en el Sisbén.
Para hacerla se requiere identificar a la persona que será incluida y presentar sus documentos. Si se trata de un recién nacido, el registro civil de nacimiento es el documento principal para acreditar su identidad.
También es importante distinguir entre incluir una persona en un hogar existente y formar un hogar diferente. Si una persona constituye un nuevo hogar o vive en otra vivienda, puede ser necesaria una nueva encuesta en lugar de una simple inclusión.
Cuando se trate de un menor que no vive con sus padres, la oficina puede solicitar documentos que acrediten quién está autorizado para realizar el trámite.
Retirar una persona del hogar
El retiro corresponde cuando una persona ya no forma parte del hogar registrado. El procedimiento y los documentos dependen de quién será retirado.
Un adulto puede solicitar su propio retiro. Cuando otra persona realiza el trámite en su nombre pueden solicitarse autorización y documentos de identificación. Para menores de edad, la oficina debe verificar quién puede representarlos.
Si el retiro se debe al fallecimiento de un integrante, se debe presentar el documento que acredita la defunción.
El retiro no debe utilizarse simplemente para intentar cambiar la clasificación. La composición registrada debe corresponder con las personas que realmente conforman el hogar.
Cambio de dirección o de municipio
Una mudanza merece especial atención porque normalmente no se resuelve cambiando una dirección dentro de la ficha.
Cuando el hogar se traslada a otra vivienda, corresponde solicitar una nueva encuesta para registrar las condiciones del lugar donde vive actualmente. Lo mismo ocurre cuando el traslado es a otro municipio: la solicitud debe realizarse en el municipio de destino.
También puede requerirse una nueva encuesta cuando se forma un hogar diferente dentro de una vivienda ya registrada o cuando cambian características de la vivienda que necesitan ser verificadas.
Esto es distinto de detectar un error de escritura en una dirección sin haber cambiado de residencia. En ese caso, consulte con la oficina del Sisbén cómo corregir el dato.
Consulte cómo solicitar una encuesta del Sisbén para preparar la solicitud y conocer qué ocurre durante la visita.
Dónde hacer el trámite
La atención del Sisbén se realiza a través de las administraciones municipales y distritales. Ventanilla Social cuenta con un directorio oficial para localizar la oficina correspondiente.
Seleccione el departamento y consulte la oficina disponible en su municipio.
El directorio muestra la ubicación y los datos disponibles de la oficina. Antes de desplazarse, revise también los canales de atención de su alcaldía, especialmente si necesita saber si el trámite requiere cita o puede iniciarse de forma virtual.
¿Se pueden actualizar los datos por internet?
Depende del tipo de solicitud y del municipio. Actualmente, Ventanilla Social ofrece el directorio nacional de oficinas y otros servicios relacionados con información social, pero la actualización de una ficha del Sisbén no debe asumirse como un trámite que pueda completarse en línea de la misma forma para todo el país.
Algunas administraciones locales tienen canales digitales, formularios o sistemas de citas propios. Utilice el canal indicado por la oficina de su municipio para el cambio que necesita realizar.
Qué pasa después de actualizar los datos
Presentar una solicitud no significa que el cambio aparezca inmediatamente en todas las consultas. Primero debe tramitarse la novedad y actualizarse la información correspondiente.
Los tiempos pueden variar según el tipo de solicitud y el municipio. Por eso es recomendable conservar el comprobante de la gestión y consultar con la misma entidad que recibió la solicitud cuando necesite conocer su estado.
Una vez procesado el cambio, puede volver a consultar su grupo Sisbén para revisar la información publicada.
¿Actualizar los datos cambia el grupo del Sisbén?
No necesariamente. Una corrección puede producir un cambio en la clasificación cuando modifica información que influye en el resultado, pero también puede ocurrir que el grupo permanezca igual.
Tampoco es necesario solicitar una actualización cada año únicamente porque cambie el calendario. La información debe corregirse cuando exista un dato incorrecto o una novedad que corresponda registrar.
¿Y si el dato incorrecto aparece en el RUI?
Sisbén y RUI no son la misma clasificación. El RUI utiliza información proveniente de diferentes fuentes, entre ellas información integrada a través del Registro Social de Hogares.
Cuando el problema está en un dato del Sisbén, la corrección debe comenzar en la fuente que administra esa información. Después, el cambio puede reflejarse posteriormente en otros sistemas que utilizan esos datos, pero no existe una conversión directa entre el grupo Sisbén y la clasificación RUI.
Si la diferencia está en el RUI, puede revisar la guía sobre cómo actualizar o corregir datos del RUI para identificar de dónde proviene la información y qué entidad debe corregirla.